Checkliste: Auslagenersatz bei Home Office-Arbeit

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Bei der HOA-Tätigkeit stellt sich stets die Kostenfrage, mit den Detailfragen, wer für welche Aufwendungen, in welchem Mass und in welcher Form aufzukommen hat:

  • Grundsatzfrage
    • Auslagenersatzpflicht
      • Auslagenersatzpflicht kraft Gesetzes?
      • Klausel im HOA-Arbeitsvertrag?
      • Bestimmung im HOA-Reglement?
    • Nichtige Freizeichnung
      • Auslagenüberwälzungsverbot auf den Arbeitnehmer
  • Auslagen-Notwendigkeit
    • Nur Ersatz notwendiger Auslagen
    • Nur Ersatz von Auslagen im Interesse des Arbeitgebers
  • Gegenstand der notwendigen Auslagen
    • Auslagen aus der beruflichen Tätigkeit
      • Raumkosten
        • Mietanteil für Home Office-Bereich
        • Nebenkostenanteil für Home Office-Bereich
      • Infrastrukturkosten
        • Computer und Peripheriegeräte, sofern BYOD (und nicht dem Arbeitgeber gehörend)
        • Bürotisch / Büroarbeitsplatzeinrichtung
        • Software-Lizenzkosten
        • Mobilephone
        • Telekommunikationskosten
      • Betriebsmittelkosten
        • Papier
        • Büromaterial
        • Porto
        • Stromkosten
        • usw.
    • Auslagen, die unabhängig von der Arbeitsleistung anfallen
      • Kosten des privaten Internets
      • Mobiltelefonabonnement
      • (übrige) Mietkosten
  • Spesenhöhe
    • Nur Aufwendungen, die für die Ausführung der geschuldeten Arbeiten notwendig waren
  • Ersatzart
    • Ersatz effektiver Kosten
      • Ersatz der effektiven Kosten
      • =   aufwändige und unpraktische Entschädigungsform
    • Pauschalierter Kostenersatz
      • Ersatz der Kosten durch einen im Voraus bestimmten Betrag
      • =   effiziente Entschädigungsform
    • Vertrauensspesen
      • Ersatz der Kosten ohne Nachkontrolle
      • =   sinnvolle Entschädigungsform, die beachtliches Vertrauen voraussetzt
  • Zahlungsmodalitäten
    • Auszahlung jeweilen zusammen mit dem Lohn, sofern und soweit nicht ein anderer Auszahlungszeitpunkt verabredet ist

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